ADMINISTRA TUS ACTIVIDADES

Existen muchas actividades pequeñas que en realidad no son importantes o trascendentes, actividades que no suman a nuestros objetivos de corto o largo plazo. Por lo tanto, es importante identificarlas, para eliminarlas y disminuir considerablemente el tiempo que nos roban de nuestro día.

Si no administras correctamente tus actividades, puedes estar haciendo muchas cosas, pero al final estar avanzando muy poco o nada con tus objetivos. Si no tienes cuidado, puedes empezar a postergar actividades importantes y empezar a cancelar reuniones ya pactadas. Esto te llevará a sentirte mal contigo mismo, desmotivado y cansado porque quedaste mal en alguna reunión con un cliente, no cumpliste con lo acordado con alguna persona o simplemente sientes que no estas llegando a tus metas, sentirás que al final del día pudiste hacer más, pero por alguna razón no lograste aprovecharlo.

En caso contrario, si estas cumpliendo con tus tareas pactadas y además eliminas todas esas acciones que no te suman, te sentirás motivado y bien contigo mismo, porque estarás avanzando con tus objetivos, estas cumpliendo en todos los aspectos de tu vida, ya que tienes identificado que es lo importante para ti, con lo cual se te facilitarán decisiones futuras al momento de que necesites decidir entre dos o más pendientes.

¿POR DONDE EMPEZAR?

Pude ser difícil saber por donde empezar, pero que tal si inicias con responderte estas preguntas:

• ¿Cuáles son esas actividades pendientes o compromisos rotos de este último mes?

• ¿Por qué no has logrado cumplir con estos compromisos o actividades?

• ¿Qué puedes hacer al respecto para lograr cumplir con estos pendientes?

Una vez que hayas logrado dar respuesta a estás preguntas, te darás cuenta de que posiblemente estas dejando lo mas importante al final de tus prioridades, posiblemente algún proyecto o plan que tiene gran potencial, lo estás postergando por la falta de tiempo para atenderlo. Para empezar a abrir una ventana de tiempo para poder atender estos pendientes, que tal si te respondas estas dos preguntas:

• ¿Qué hago hoy en día que no me agrega valor?

• ¿Qué realizo hoy en día que otra persona pudiera hacer por mí?

Al poder responder estas dos preguntas, posiblemente te sorprenderás de la cantidad de actividades que no agregan valor. Entonces será necesario que las elimines, al hacerlo, tendrás mas tiempo disponible para hacer algo más. Por el contrario, si consideras que no estás desperdiciando tiempo y que no puedes eliminar alguna actividad, está la opción de delegar, asignar a otra persona alguna tarea que tu realizas para que tu puedas ganar ese tiempo. Solo debes de tener cuidado, porque deberás de asegurarte que la otra persona realice la tarea con la misma calidad que tú, por lo tanto, será importante invertir algún tiempo en capacitación inicial. No te angusties por ese tiempo que tendrás que invertir en capacitación, al final esa inversión te redituará grandemente.

ENFOCATE

Ahora que lograste responder estas preguntas y abrirte un poco el panorama, será muy importante que te enfoques realmente en lo importante. Te ayudará mucho el encontrarte contigo mismo, es decir, encontrar un motivo trascendente que logre moverte no solo por inercia sino por convicción. Es cierto que no siempre podemos hacer los que nos gusta todo el día, pero debemos de asegurarnos que las actividades más trascendentes, sean actividades que nos gusten y que disfrutemos hacer, que sean el camino para alcanzar esa gran meta trazada.

Enlista todos tus pendientes, sácalos de tu cabeza y plásmalos en un plan, junto con los resultados que esperas, obviamente trata de trazarte resultados realistas, ya que si te pones una meta irreal, correrás el riesgo de desmotivarte por no alcanzarla.

FORTELACETE

Si te encontraste que la falta de capacitación personal es la causa de incumplimiento de alguna actividad, enfócate en primeramente fortalecer esa aptitud o conocimiento. Mueve cielo, mar y tierra para que logres primero fortalecerte y posteriormente cumplir con los compromisos retrasados por la falta de esa competencia personal.

Posiblemente el recurso que necesites fortalecer no sea conocimiento o habilidad, puede ser también dinero, o fortalecerte en recursos humanos para poder armar un equipo de trabajo y en conjunto cumplir con ese compromiso. Para tales casos será necesario que analices muy bien que necesitas para adquirir esa fortaleza y ponerla como prioridad.

¿COMO ORGANIZAR MIS PENDIENTES?

Toda actividad que no hayas realizado o dejado a medias se considera como un pendiente, aquí te presento la matriz de gestión del tiempo de Stephen R. Covey. Te ayudará a poder agrupar tus actividades para identificar mejor en que momento darles atención. Para esto necesitas conocer muy bien la diferencia entre importante y urgente:

Urgente es aquella actividad que requiere una atención inmediata, aquellas actividades que atrapan tu atención y que se tienen que realizar. Dicho coloquialmente, son aquellas acciones que se realizan para apagar algún incendio en cualquier aspecto de tu vida.

Importante es aquella actividad que contribuye a tus objetivos, estas son las actividades que realmente necesitas programar con mucho cuidado, ya que al realizarlas te darán un valor, pero el postergarlas simplemente te estancarán en la búsqueda de tus objetivos, además de que dependiendo de la tarea, en algún momento se convertirán en urgentes y podrán ocasionarte muchos problemas.

¿COMO DETERMINAR MIS PRIORIDADES?

Te presentamos este flujo de trabajo que te ayudará a determinar prioridades reales y eliminar aquellas actividades que realmente no necesitas realizar. Recuerda incluir cualquier tipo de actividad en este algoritmo.